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500强开会成本多高?谷歌挂计时器,丰田以秒计算(图)

新闻来源: 灯塔知行社 于2021-05-08 22:09:51  提示:新闻观点不代表本网立场



你会开会么?一天有多少时间浪费在了会议上?为什么领导开会总拖沓?员工越来越疲于应对会议?

北卡罗来纳大学组织行为科学教授史蒂文·罗格伯格曾对会议做过一项估算,在美国,各种会议造成的机会成本高达1.4万亿美元,几乎占到2020年美国GDP的6.8%。

研究群体协作的专家大卫·斯特劳斯在其《开会的革命》这本书中称,一个普通职员,一生中用来开会的时间,保守估计在9000小时,即需要连轴转一年以上;一个中层管理者,每周可能有大约35%的时间用于开会;高层管理者,可能超过50%。从财务数字来看,大多数组织花在开会上的费用,占到行政预算的7%到15%,还不包括以会议为名义的其他开销。

其实会议本身并无过错,大到国际会议,小到一个企业,甚至一个家庭,许多问题不开会,还真没法解决。

问题出在了哪?究其原因,最大问题是过于冗长,而且存在只会不议,议而不决的情况,这种会议不仅浪费时间,而且增加财政成本。

问题如何解决?比如堪称劳模的雷军,从早上9点开始工作,一直到凌晨三点,一天能开23场会议,但每次会议都会控制在3分钟,开有必要的会,解决有必要的问题。

再比如,亚马逊创始人杰夫·贝佐斯在公司推行一种开会模式,基本特点是:不许使用 PPT,参会者在会议前撰写不超过6页纸质文档;会议开始后15~30分钟,所有人先集体看文档;会议开始后,围绕文档进行讨论。这些公司将会议高效利用,几乎做到了不浪费每一分钟。

除此之外,我们还挑选了世界500强中,分别在制造领域、地产领域以及互联网领域的3家极具代表性的公司,看看他们是如何开会的。



谷歌开会仅限8人?

为什么谷歌总能做出让人眼前一亮的产品?原因是,谷歌的产品从最初提出想法和需求,到最终落实和应用,离不开高效地开发过程、高质量产出。而这些高效开发产品的流程,也沿用到了谷歌日常开会的理念中。

“这是最有效呈现数据和观点、讨论问题以及进行决策的方式。”谷歌前董事长埃里克·施密特在《Google模式》这本书中写到。他认为,开会是一件非常重要的事情,并因此和团队形成了一整套开会指南,可以将“浪费时间的事情”变成提高效率和士气的机会。灯塔知行社总结了谷歌开会的一些有效原则,供大家参考与学习。



1. 每个会议都需要一名决策者


施密特认为,两组级别平等的人在一起开会往往不会有好的结果,因为最后的结果往往是相互妥协,而不是做出最优的艰难决策。他建议明确指定一名决策者,以便让所有参会的人都知道谁具有最终发言权。

2.会议需要清晰的目的和结构


施密特认为过于冗长的会议往往是因为缺乏明确定义的目标和结构。他进一步解释称,决策者需要学会“召集会议”,并确保会议内容正确,设置目标不偏题,确定哪些人参与,以及至少提前24小时给参与者提供会议议程。之后,决策者还要负责总结会议决议,并在48小时内用电子邮件给每个参会者,以及应该知情的其他人发送相关任务安排。

3.用于分享信息或交流思想的会议,必须要有会议主持人

施密特及其团队发现,如果他们不认真对待分享信息或交流思想的会议,那么原本可能有效的会议也可能变成浪费时间的事情,因此会议必须要有主持人,同时也要坚持上述两个原则。

4.在必要的时候才开会

施密特认为,任何会议都应该有它的目的,如果这个目的不明确,或者会议达不到这个目的,而参会的人仅仅是出于习惯参加某个固定会议,那么这次会议很可能应该重新设定目标,或者干脆取消。

5.参会者越少,会议效果越好

在谷歌,开会的最佳人数是,不要超过 8 人,最多 10 人。施密特认为,开会是要让每位参会者有表达意见的空间。如果有更多人需要知道会议结果,决策者要确保有沟通流程可以传达讯息,而不是邀请他们参会,却只让他们在一旁观察。例如,在会后,那些没能参加会议的人,会收到一份标准官方会议纪要,来了解会议的决定、团队前进的方向、接下来需要做什么工作。

6.会议只邀请必要的人参加

“有很多次,我们与客户或者合作伙伴的高管走进会议室,结果发现会议室里都是人。”施密特称,他们无法控制客户或者合作伙伴的人数,但却可以控制自己公司的参会人数。尤其是对于某些重要会议,谷歌鼓励高管们只参加非去不可的会议,而不是仅仅体现自己的重要性出席会议。

7.严格遵守时间限制

在谷歌,会议是严格按时开始和结束的。谷歌的会议中,一般都会在墙上都投影一个巨大的计时器,给特定的会议或者议题做倒计时。

会议结束时,要留出足够的时间总结会议要点和待办事项,总结讨论结果。如果会议需要持续很长时间,那么应该在会议日程中安排适当的休息时间。总之尽量让每个人尽早回到自己的工作岗位上。

8.开会时要一心一意

如果严格遵守上述原则,那么在谷歌,这些要参加的会议就是十分必要了。施密特称,在这种会议上,参会者需要集中全部注意力,而不是坐在会场用手机或电脑查看各种消息。即便在谷歌,这也是最难遵守的原则,施密特称,他们最终都放弃劝告高管和员工关掉手机和电脑。“但这仍然不失为一个好原则。”施密特再次强调。

做到极致,一直是谷歌做产品的理念。这些开会的技巧背后,不仅是其对高效率、目标导向的执念,也是其坚持做极致产品的追求。尤其是对于项目团队,会议是最好确保大家达成共识的一种方式,这样更有利于高效地做好产品。



万达开会,没人敢睡


万达集团作为中国最大的文化产业集团,在商场屹立了三十年之久,背后离不开公司完善的管理制度。2015年,《万达哲学》出版,王健林首次讲述自己的经营理念,里面详尽讲述了他的生意之道、企业转型以及发展之道。

《万达哲学》之后,《万达工作法》推出,这里面涵盖了万达集团详细的工作方法,包括如何高效开会、如何做计划、如何保证有效执行、如何做企业管理等等。

王健林给超10万员工开会,是如何做到没人迟到,没人敢睡的?我们从中总结了几条万达开会的常规做法和原则。



1.从不打印的工作报告

每年的万达年会上,王健林都会做精彩的大会发言。《万达工作法》这本书中解释,精彩是因为:王建林的工作报告都是亲自手写,从不用枪手;他的工作报告只有他自己知道,从来不在会前印刷;报告既有宏观分析,也有客观业绩,还有微观褒贬,和未来走势。

2.详尽的会务手册

细节,是万达开会的关键。除了参会流程、参会人员、参会主题、每一个议程时间,甚至细节到参会人员每人每天每场在哪个桌子开会,如何着装,在哪个餐厅、哪个位置就餐,参会当天的天气如何等,都有详细的说明和介绍。

例如,万达年会的胸卡就是一个浓缩的会务流程,一张小卡片就是一个私人定制的数据库。以2013年年会的胸卡为例,胸卡的正面是员工的照片、姓名、部门、职务等信息。背面,则是两天会议的全部流程:第一天,晚宴地点、具体时间、就餐桌号;第二天,大会时间、地点、座号,分论坛场次、时间、地点、座号。

3.万达开会没人敢迟到


在万达,开会迟到是件很难堪的事。万达开会有个不成文规定:下级一定会比上级提前早到5-10分钟。这不仅是一种尊重,更是一种对待会议的态度。

4.准时开,准时散

万达开会基本都能按时结束,极少有拖延的情况。这里,万达做到了三点:会议通知时,就明确会议开始及结束的时间;合理安排切实可行的议程,明确每件事项的讨论时间;主持人必须有效调动与会人员的积极性,并控制好会议时间。

在万达,对于一些重要会议,有的发言会提前预演,以提前把控时间。因此不管多长的会议,由于每个发言都很精准,所以准时散会并非难事。

除了有制度的约束和规范,高层以及所有人的时间观念和责任意识同样至关重要。

5.开会发言只讲干货

万达开会,一切精简。PPT的使用也限量,一般开会不许超过10张,给董事长、总裁汇报基本不会超过3张。

6.开会不许找替身

在万达,汇报不能找替身,如果副总裁听会,必须总经理汇报,如果总裁听会,必须副总裁汇报。这就保证领导必须身体力行,必须全面了解,决不允许找其他人来代替汇报。

7.重要会议有纪要

万达的重要会议都有纪要。最常见的是每个部门的周例会,为了跟踪会议纪要中涉及的行动计划及重要工作,万达自己开发了任务追踪系统,目的是通过量化指标来跟踪会议落实情况。

具体做法是,每次会议前,参会人会看到这个开发系统里显示的任务完成日期、目前完成进度。项目负责人会对照,目前完成哪些工作,还需要做哪些工作,下次开会预计进度如何,能否在预定时间完成整个项目目标等,记录员会将这些数据录入系统,下次开会核对复盘,并再次建立新的任务进度。



丰田以秒算钱

2020年《财富》世界 500 强排行榜中,丰田汽车名列总体排名第10位、全球汽车行业排名第二、日本企业排名第一,84年来丰田依然能够保持屹立不倒。这与其始终坚持精益管理哲学息息相关。

丰田汽车的创始人,丰田喜一郎,在创办公司初期致力于降低成本、减少浪费、降低库存,为后来的发展打下了较好基础。严格把好质量关、精益求精,这是精益管理法的前身,之后精益管理法不断延续下来,成为丰田成功不可或缺的一部分,并在此后被诸多制造企业借鉴学习。

而会议,在企业中无处不在,耗时耗力又不易计算产出,几乎已成为最贵的商业活动。在精益管理的理念下,丰田公司是如何降低会议成本,精益化开会的呢?

1.明确会议目的、成本,提前做好准备

美国麻省理工学院资深教授James P.Womack 在其著作《精益思想》中提出,精益管理的核心思想可概括为:消除浪费、创造价值。

在丰田,他们视浪费为企业最大的毒瘤,并将浪费进行细分:加工时间的浪费、等待时间的浪费、制造不良的浪费、动作的浪费、搬运的浪费、在库的浪费。不仅关注显性成本,同样重视隐性成本的浪费。



James P.Womack 认为会议是最大的浪费,因为会议会消耗掉所有参会人的时间。他将参会人的成本通过公式计算。会议成本=每小时平均工资的 3 倍 x 2 x 开会人数x会议小时 + 异地开会还会产生差旅成本(如火车、飞机等交通费用、住宿费用、餐饮费用等)。

除此以外,是否真的有必要开会,开会的机会成本也不容小觑。

所以,为避免浪费,丰田公司在会前会明确“为什么需要召开这样一场会”,并做好会前准备,把重点放在重要的,而非全部琐碎的事情上。用一到三句话定义会议的目的,并把会议目的分解成明确结果的目标陈述。因为明确的会议目标可以让会议不跑偏,是检验会议成果的重要依据。

此外,丰田公司每次开会前会贴出告示,标明每个与会者一秒钟值多少钱。通过每秒钟的价格乘以开会的总时间,就是每个人每次开会的成本。把每秒钟开出价码,把宝贵的时间计算成金钱,会议的成本看得见、可衡量。

2.有效沟通、达成共识


精益强调系统,整个公司是一个有共同目标的团队。员工在团队中积极参与,而不仅是被动执行上级命令。清晰的团队目标、透明可视的过程管理、高效的沟通协作、达成共识的决策决议是团队协作的必要保障。

丰田开会时,即使是部长级别,在做年度汇报时也不能超过 7 分钟,如果超时会被轰下台,而且董事长会要求重新做报告。

丰田有条不成文规定:员工在交流时必须使用简明扼要的语言,尽量采用图表、表格等形式,让随便一个员工,哪怕是刚来的实习生都能迅速看懂。这与前面提到的万达的工作方法十分类似,目的都是节约时间,减少沟通成本。

此外,每个丰田员工手边总会有一页 A3/A4 纸,在这张纸上用最少的文字、形象化的图表,放入最重要、最精华的内容,清晰的展现问题解决的整个思考流程。在丰田所有工作都建立在一页纸基础上,目的是为了有效缩短时间,高效沟通,迅速达成共识。

3.会议最大的价值是产生行动

丰田精益管理的核心是以越少投入,创造尽可能多的价值。而会议最大的价值就是产生行动。没有行动的会议,会直线拉升企业成本,让组织效率低下直至毁掉组织。

丰田会议是如何产生行动呢?他们会清晰记录会议纪要、明确会后任务、责任人和落实时间。

现地现物,是丰田的一项重要原则,强调解决问题的方法是要深入现场,亲自看到实际情况,及时掌握第一手信息,避免闭门造车的形式主义和官僚主义。
网编:睿文

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